Emitir facturas de forma correcta es obligatorio para recibir tus pagos y declarar tus impuestos como trabajador por cuenta propia en España. Esta guía te explica cómo redactar facturas como autónomo y cumplir con las normas de Hacienda.

La Agencia Tributaria exige de forma estricta que todas las facturas incorporen una serie de datos obligatorios.

Campos obligatorios en una factura en España

Cada factura debe contener datos legales específicos para ser válida ante la administración.

Si omites algún dato obligatorio, Hacienda puede rechazar tus gastos deducibles o sancionarte en una inspección.

Asegúrate de que tus facturas contengan siempre estos apartados:

  • Número de factura : La numeración debe ser correlativa y seguir una serie continua.
  • Fecha de expedición : La fecha exacta en la que emites la factura.
  • Datos del emisor : Tu nombre completo legal, tu número de NIE y tu domicilio fiscal registrado.
  • Datos del cliente : El nombre o razón social de la empresa, su número de identificación fiscal y su domicilio.
  • Concepto o descripción : Una descripción detallada de los servicios prestados o productos vendidos.
  • Base Imponible : El precio inicial del servicio antes de aplicar los impuestos correspondientes (base imponible).
  • Cálculo del IVA : El porcentaje de IVA aplicado y el importe correspondiente en euros.
  • Retención de IRPF : El porcentaje de retención del IRPF y su importe deducido, si corresponde.
  • Importe total : El importe total neto que debe abonarte el cliente.
  • Instrucciones de cobro : Tus datos bancarios, incluyendo el número de cuenta IBAN y el código BIC.

Cómo darse de alta como autónomo en España

Cálculos de impuestos en tus facturas

Los impuestos que debes aplicar en tus facturas dependen de la naturaleza y la ubicación de tu cliente.

Debes realizar estos cálculos a partir de la base imponible inicial.

Facturación a empresas españolas

Al facturar a una empresa o autónomo en España, debes sumar el IVA y restar la retención de IRPF.

El tipo de IVA general es del 21 %.

La retención de IRPF estándar es del 15 %.

Los nuevos autónomos pueden aplicar una retención reducida del 7 % durante el año de alta y los dos ejercicios siguientes.

Ejemplo: Tu base imponible es de 1.000 €. Sumas el 21 % de IVA (210 €) y restas el 15 % de IRPF (150 €). El cliente te transfiere 1.060 €, e ingresa los 150 € de IRPF directamente en la Agencia Tributaria en tu nombre como pago a cuenta.

Facturación a particulares españoles

Al facturar a un particular o consumidor final en España, debes repercutir el IVA pero no se aplica retención de IRPF.

El cliente te abonará la base imponible más el IVA.

Dado que no es una empresa o profesional, el particular no puede declarar ni ingresar retenciones de IRPF ante Hacienda en tu nombre.

Guía del IVA

Facturación a clientes internacionales

Si prestas servicios a empresas ubicadas fuera de España, tus facturas no llevan IVA.

Tampoco debes aplicar retenciones de IRPF.

Para clientes de la Unión Europea, debes comprobar que su número de IVA intracomunitario está de alta en el registro VIES.

Para clientes de fuera de la UE, la factura está exenta de IVA al considerarse una exportación de servicios.

Impuesto sobre la renta para autónomos (IRPF) en España

Normas de numeración y rectificación

Hacienda regula de forma estricta cómo se deben numerar y corregir las facturas.

No puedes eliminar ni alterar una factura que ya ha sido enviada o declarada.

Numeración correlativa

Tus números de factura deben ser consecutivos y no presentar saltos de numeración.

Por ejemplo, si emites la factura 2026-001, la siguiente debe ser obligatoriamente la 2026-002.

No está permitido saltarse números ni alterar el formato de la numeración a mitad del ejercicio.

Puedes utilizar series de facturación independientes con prefijos distintos para diferentes tipos de clientes, como proyectos internacionales.

Modificar errores en facturas

Si detectas un error en una factura ya emitida, no puedes borrarla ni sobrescribirla.

Debes emitir una factura de corrección, denominada factura rectificativa.

Esta factura debe contar con su propia serie de numeración y hacer referencia explícita al número de la factura original que corrige.

La factura rectificativa anulará el importe erróneo original para poder emitir una factura correcta.

Facturación en divisas extranjeras

Puedes facturar a clientes internacionales en monedas extranjeras como dólares estadounidenses o libras esterlinas.

Sin embargo, tus declaraciones fiscales e información a Hacienda deben realizarse siempre en euros.

La factura puede reflejar el importe en la divisa extranjera elegida para el cliente.

No obstante, debes detallar la base imponible y los importes de IVA convertidos a euros.

Debes aplicar el tipo de cambio oficial publicado por el Banco Central Europeo correspondiente a la fecha de emisión de la factura.

Comparativa de reglas según el tipo de cliente

Esta tabla detalla las reglas de facturación en función de la naturaleza y ubicación del cliente.

Tipo de cliente Ubicación del cliente Tipo de IVA Retención de IRPF
Empresa / Profesional España 21 % (Tipo general) -15 % (o -7 %)
Particular España 21 % (Tipo general) Ninguna
Empresa (B2B) Unión Europea 0 % (Con registro VIES) Ninguna
Cualquier cliente Fuera de la UE (EE. UU., Reino Unido) 0 % (Exento por exportación) Ninguna

Lista de comprobación para emitir facturas

Repasa esta lista antes de enviar tu factura por correo electrónico al cliente:

  • Verifica el NIF del cliente : Asegúrate de que el código de identificación fiscal es correcto.
  • Revisa la numeración : Confirma que el número de factura sigue de forma correlativa la serie activa.
  • Aplica el IVA correspondiente : Comprueba si la operación está sujeta al tipo general del 21 %.
  • Aplica la retención de IRPF : Asegúrate de deducir el IRPF en las facturas a empresas en España.
  • Detalla el IBAN : Comprueba que los datos bancarios para la transferencia son correctos.
  • Guarda una copia en PDF : Almacena una copia de la factura emitida en formato PDF para tu contabilidad.

Preguntas frecuentes

¿Puedo redactar mis facturas en inglés?

Sí, pero debes acompañarlas de traducción al español. Hacienda exige que todos los registros y documentos contables sean comprensibles en español. Si redactas los conceptos en inglés, te recomendamos incluir una traducción simple debajo.

¿Cuál es la diferencia entre el NIF y el NIE?

Tienen la misma función en las facturas. Tu NIE es tu número de identificación personal y tu NIF es tu número de identificación fiscal. Para los autónomos particulares, ambos números coinciden.

¿Estoy obligado a usar un programa de facturación?

No. Puedes elaborar tus facturas utilizando plantillas de Word o Excel. No obstante, emplear un programa de facturación online te ayuda a evitar errores de numeración y calcula automáticamente los impuestos.

¿Qué ocurre si olvido incluir la retención de IRPF en una factura a una empresa en España?

El cliente debería advertirte. Si te abonan el importe total sin retención, debes emitir una factura rectificativa. De lo contrario, deberás ingresar ese IRPF tú mismo a través del pago fraccionado trimestral del Modelo 130.

¿Puedo facturar utilizando un nombre comercial?

Solo si incluyes tu nombre legal. Como autónomo, puedes añadir tu marca comercial en el diseño. Sin embargo, en la factura deben figurar de forma obligatoria tus nombres y apellidos y tu NIE de autónomo.

¿Cómo facturo actividades exentas de IVA?

No apliques IVA e indica el motivo de la exención. Si realizas clases de idiomas oficiales, la actividad no lleva el 21 % de IVA. Debes añadir una nota al pie de la factura haciendo referencia al artículo de exención de la Ley del IVA.

¿Qué es una factura proforma?

Un borrador de factura. La factura proforma sirve para detallar las condiciones de una venta antes de que esta se concrete. Carece de validez fiscal y no forma parte de tu serie correlativa de facturas.

¿Puedo eliminar una factura que ha quedado impagada?

No. Una vez que has emitido y registrado una factura en tu contabilidad, no puedes borrarla. Si un cliente no te paga, debes emitir una factura rectificativa para anular ese saldo deudor.

¿Es obligatorio firmar las facturas de forma manuscrita?

No. No es obligatorio firmar ni sellar físicamente tus facturas para que tengan validez legal. Con enviar el documento digital en formato PDF es suficiente.

¿Puedo emitir una factura antes de realizar el trabajo?

Sí, en concepto de anticipo. Puedes emitir una factura por adelantado, denominada factura de anticipo. Deberás aplicar los impuestos correspondientes y declararla en el trimestre en el que cobres el anticipo.

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